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Kaufmännische Software für Unternehmen – Open Source oder bezahlte Komplettlösungen?

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Komplettlösungen erleichtern die Finanzbuchhaltung in Unternehmen – Kleinere und mittlere Unternehmen, die ständig wachsen und expandieren, müssen ab einer gewissen Unternehmensgröße über den Einsatz einer umfassenden Verwaltungssoftware nachdenken. Viele Entwickler stellen zur Verwaltung von Warenbeständen und zur Organisation von Aufträgen sowie der Kundendateien komplexe Softwareprodukte zur Verfügung. Auch kostenlose Software zur Finanzbuchhaltung ist auf Internetportalen erhältlich.

Mit Komplettlösungen können Unternehmen umfassend verwaltet werden

Kaufleute, die ein Handelsgewerbe betreiben, sind gesetzlich zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Diese Art der Buchführung hilft dem Unternehmer kaufmännische Entscheidungen zu treffen und muss so beschaffen sein damit sie von externen Dritten wie beispielsweise Banken, Finanzämtern und Gläubigern überprüfbare Informationen bereitstellt. Früher wurden zu diesem Zweck Journale und T-Konten geführt, in denen jeder Geschäftsvorgang handschriftlich vermerkt und
auf den Konten gebucht und gegengebucht wurde. Auch die Warenbestände wurden handschriftlich geführt und auf Karteikarten oder in Büchern vermerkt. Moderne Buchhaltungssoftware vereint die Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und das Rechnungswesen auf dem Computer. Auch die Lohnbuchhaltung ist in vielen Softwareprodukten integriert.

Kostenlose Verwaltungsprogramme haben ihre Tücken

Für den Unternehmer stellt sich die Frage ob auf ein kostenloses oder kostenpflichtiges Softwareprodukt zurückgegriffen wird. Bei den kostenlosen Produkten, die auf Internetportalen zum Download bereitstehen, handelt es sich meist um lizenzfreie Versionen mit bedingtem Funktionsumfang ohne Support. Auch hier ist der volle Funktionsumfang im Endeffekt kostenpflichtig. Wird das Programm ohne Support angeboten, findet meist kein Update zu den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen oder eine Änderung der Steuersätze statt. Handelt es sich um eine Open-Source-Software wie beispielsweise YaBS, müssen die Anwender über umfangreiche Programmierkenntnisse verfügen, um selbstständig Änderungen oder Anpassungen vornehmen zu können.

Updates und Support sind in kostenpflichtigen Programmen inklusive

Kostenpflichtige Komplettlösungen werden von vielen Softwareherstellern als monatliches Abonnement oder mit einem Jahresvertrag angeboten. Die Hersteller garantieren während der Laufzeit des Abonnements, das alle technischen, gesetzlichen und inhaltlichen Aktualisierungen im Preis inbegriffen sind. Unternehmer, die sich für den Kauf einer Vollversion zur Verwaltung ihrer Finanzen entscheiden, erhalten in der Regel einen Support und Updates für 365 Tage. Das Produkt kann danach kostenpflichtig aktualisiert oder in der letzten Version weiter genutzt werden.

 

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